長文のメッセージが送られてくると、うんざりすることがあります。
10分くらい話せば済む内容が、長々とわかりづらい表現で送られてきます。
解読と、相手に伝わりやすい内容で返信するために私が考える時間を考えると、結果的に倍以上の時間がかかります。
また、LINEでのやり取りだと何度かやり取りが必要なため、連絡がくるたびに手を止めて返信する必要がありますから、その都度邪魔されます。
このように、時間と場所を問わずに連絡できるメールやLINEは便利ですが、使い方を誤ると、お互いに時間を浪費する結果になります。
ですから、コミュニケーションの効率を考える必要があると思います。
ということで、現代ではメールは必須ですので、有効な使い方も考えてみました。
①メールは話し合った結果のまとめや、確定事項を送る。
受信側が“了解しました”といった返答で済むようにできると良いでしょう。
また、文書の記録として残しておくことで、話し合った内容をお互いに忘れずに済みます。
あるいは、認識のズレがあった場合にそれを確認でき、事前にミスを防ぐことができます。
②詳細な情報や手順、リンクなどを共有する場合、メールの方が便利です。
何度もやり取りするのは生産的ではありません。
それなら、時間を決めて話し合って決定する方が早いと思います。
話したり通話するのは相手を拘束するようで望ましくないと感じるかもしれません。
そう思うなら、いきなり電話をかけるのではなく、メッセージを用いて通話のアポを取ればいいのです。
手が離せない時に電話がかかってきたら困りますが、改めて通話する時間を指定できるなら、相談される側の負担は大きく減ります。
今度は、対話の有効性について考えてみました。
①複雑な問題や状況を説明する場合、対話によるコミュニケーションが効率的です。
話すことで即時のフィードバックが得られ、誤解を防ぎやすいです。
②感情を含むメッセージやニュアンスを伝える際、音声や表情のある対面の会話が効果的です。
メールでは感情が伝わりにくく、誤解を招く可能性があります。
③緊急の問題に対して迅速に対応する場合、直接話す方が即時の対応が可能です。
メールでは相手が読むまで時間がかかることがあります。
例えば、2018年のある研究では、顔を合わせたコミュニケーションはメールよりも協力的な態度を促進しやすいことが示されています。
また、対面コミュニケーションは誤解のリスクを低減するという研究もあるそうです。
話し合うことを面倒くさがって、雑なコミュニケーションをしたり、意思の疎通を怠るから、わかってもらえないとか、話が通じないといった状況になるのです。
ダラダラとメッセージでやり取りするよりも、短時間で集中して話し合いましょう。
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